Avant de former une équipe à l'IA générative, une décision doit être prise : quel outil aura-t-elle le droit d'utiliser ? Sans cette décision, la formation porte sur un outil que les participants ne retrouveront pas à leur poste, ou sur plusieurs outils à la fois, ce qui disperse les exercices.
Le choix se fait souvent sur une démonstration ou sur un comparatif de fonctionnalités. Ces deux sources disent ce qu'un outil sait faire en général. Elles ne disent pas s'il convient à une équipe précise. Cet article propose quatre critères, dans l'ordre où ils se posent, puis une méthode de test et les erreurs les plus fréquentes.
Sans cette décision, la formation porte sur un outil que les participants ne retrouveront pas à leur poste, ou sur plusieurs outils à la fois, ce qui disperse les exercices.
Critère 1 : ce que deviennent les données
C'est le premier critère, parce qu'il fixe ce que l'équipe pourra confier à l'outil. Un outil autorisé sur lequel aucune donnée réelle ne peut être saisie ne servira pas.
Trois points sont à vérifier auprès du fournisseur et du service informatique :
- le type de compte : un compte d'entreprise, administré, ou des comptes personnels ouverts par chacun ;
- la conservation des échanges : combien de temps ils sont gardés, et si l'entreprise peut la régler ;
- l'usage des données : ce que les conditions du fournisseur prévoient pour les contenus saisis, et les réglages disponibles pour l'administrateur.
Ces informations figurent dans la documentation du fournisseur et dans le contrat. Elles se lisent dans leur version en vigueur au moment du choix, pas dans un article ou un comparatif daté.
Une fois ces points connus, l'entreprise écrit une règle simple : les données que l'outil peut recevoir, et celles qu'il ne doit jamais recevoir.
Critère 2 : l'endroit où l'équipe travaille déjà
Un outil d'IA s'utilise quand il est là où le travail se fait : dans la messagerie, dans le traitement de texte, dans le tableur, dans l'outil métier. Un outil qui oblige à ouvrir une autre fenêtre, à copier un texte puis à le recoller, s'oublie dès que la semaine se charge.
La question à poser est donc concrète : sur quelles applications l'équipe passe-t-elle l'essentiel de sa journée, et l'outil envisagé y est-il disponible ? Deux outils aux fonctionnalités proches ne se valent pas si l'un est intégré aux applications du quotidien et l'autre non.
Critère 3 : la gestion des accès
Un outil autorisé doit pouvoir être administré. Quelques questions suffisent à le vérifier :
- qui ouvre un compte pour un nouveau collaborateur, et en combien de temps ;
- qui ferme ce compte à son départ, et ce que deviennent ses conversations ;
- qui voit les fonctions activées, et qui peut en couper une ;
- comment l'entreprise sait combien de comptes servent réellement.
Si aucune personne n'est désignée pour ces questions, l'outil se gère de lui-même, c'est-à-dire mal. Le rôle n'a pas besoin d'être à plein temps, mais il doit exister.
Critère 4 : le test sur des tâches réelles
Le dernier critère est le seul qui dise si l'outil convient à l'équipe : l'essayer sur son travail.
La méthode tient en trois étapes. Choisir deux tâches récurrentes de l'équipe, dont le résultat se vérifie facilement, par exemple la synthèse d'un document long ou la rédaction d'une réponse type. Faire réaliser ces deux tâches avec l'outil par deux ou trois personnes, sur des documents réels débarrassés de ce qui est confidentiel. Noter ce qui a fonctionné, ce qu'il a fallu corriger, et le temps de relecture nécessaire.
Si plusieurs outils restent en balance, le même test s'applique à chacun, sur les mêmes tâches. Le résultat compte plus que la liste des fonctionnalités.
Trois erreurs fréquentes
- Choisir l'outil le plus en vue sans vérifier le critère des données. L'équipe apprend alors à se servir d'un outil sur lequel elle n'a pas le droit de travailler.
- Autoriser plusieurs outils à la fois pour laisser le choix. La formation se disperse, et les pratiques ne se partagent plus d'une personne à l'autre.
- Décider sans l'équipe. Le test sur des tâches réelles ne demande que quelques heures, et il évite de découvrir après la formation que l'outil ne sert pas.
La décision, sur une page
Avant la formation, la décision s'écrit sur une page qui contient :
- l'outil autorisé et le type de compte ;
- les données qu'il peut recevoir, et celles qu'il ne doit jamais recevoir ;
- les applications dans lesquelles il est disponible ;
- la personne qui gère les accès ;
- les deux tâches sur lesquelles l'équipe l'a testé, et ce que ce test a montré.
Cette page sert de point de départ à la formation, qui peut alors porter sur l'outil réellement disponible et sur des tâches déjà identifiées.
En résumé
L'outil autorisé se choisit sur quatre critères, dans cet ordre : ce que deviennent les données, l'endroit où l'équipe travaille déjà, la gestion des accès, et un test sur deux tâches réelles. Le meilleur outil sur le papier n'est pas toujours le bon pour une équipe. Le bon est celui que l'entreprise peut encadrer et que l'équipe utilisera.